يشمل مختلف تقسيمات الوزارة ويستمر لنحو 18 شهرًا

الشركة المنفذة تقدم عرضا مرئيا حول مراحل المشروع وأهدافه ومخرجات كل مرحلة

استعراض ورقة عمل حول تحديات المطابقة على مستوى ديوان الوزارة والمحافظات التعليمية

مناقشة نتائج التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة بداية من زيارة المتابعة الأولى في نوفمبر 2015

مسقط - ناهد الكلبانية

تصوير/ إبراهيم القاسمي

دشن سعادة سعود بن سالم البلوشي وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية مشروع تشخيص وتوثيق نظام إدارة الجودة على تقسيمات وزارة التربية والتعليم الأيزو9001:2015، بحضور سعادة الشيخ محمد بن حمدان التوبي المستشار بالوزارة، وسعادة الدكتورحمود بن خلفان الحارثي وكيل الوزارة للتعليم والمناهج، ومديري عموم ومديري الدوائر ونوابهم بمديريات ديوان عام الوزارة.

ويأتي المشروع كمرحلة ثانية لتطبيق نظام إدارة الجودة الأيزو 9001، والذي تبنته وزارة التربية والتعليم في العام 2010م ضمن خطتها الخمسية بهدف الارتقاء بمستوى الخدمات التي تقدمها الوزارة وتحسين العمليات والإجراءات المرتبطة برضا المستفيدين من خلال الوقوف على احتياجاتهم والوفاء بمتطلباتهم، ومشاركة العاملين في اتخاذ القرار وتنمية قدراتهم وتطوير مهاراتهم، وتم تطبيقه في المرحلة الأولى على مستوى مديريتي "التخطيط وضبط الجودة" و"الشؤون الإدارية"، ونظائرهما في المحافظات التعليمية، أمّا المرحلة الثانية فهي تشمل تشخيص وتوثيق العمليات بمختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم.

وتضمن حفل التدشين كلمة افتتاحية ألقاها سعادة سعود بن سالم البلوشي وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية، وتحدث من خلالها عن الهدف من المشروع ومراحله قائلاً: إنّ المشروع يهدف إلى تأهيل جميع التقسيمات الهيكلية لوزارة التربية والتعليم لتطبيق نظام إدارة جودة وفق متطلبات الأيزو9001 بإصدارها الأخير 2015، ويتضمن المشروع ثلاث مراحل أساسية وهي: مرحلة الإعداد والتحضير، ومرحلة التقييم والتشخيص، ومرحلة التوثيق ولكل مرحلة منها أهداف ومخرجات يمكن تقييمها من خلال مؤشرات متعلقة بها، وتتضمن مرحلة الإعداد والتحضير هذا اللقاء بالمسؤولين في الإدارة العليا لشرح خطة العمل وآليات التنفيذ المقترحة وتتضمن المرحلة أيضا برامج لإكساب العاملين بنطاق مشروع ومفاهيم ومتطلبات المواصفة القياسية الأيزو 9001:2015، حيث إنّ بعض آليات التوعية تمتد زمنيا لتغطي الفترة الكلية للمشروع، وهناك جزء متعلق بجلسات التوعية محدد له فترة زمنية تصل إلى ثلاثة أشهر، والمخطط له أن تخرج هذه المرحلة بمخرجات ترتبط بمؤشرات منها ما يتعلق بتغطية الكادر الوظيفي في البرامج التوعوية ومنها ما يتعلق بزيادة مستوى الوعي عند الموظفين من خلال نتيجة تقييم معارف ومهارات الكادر لما قبل وبعد تنفيذ البرامج.

تشخيص وتوثيق النظام

وأوضح سعادة الوكيل أن مرحلة التقييم والتشخيص تهدف إلى تحليل نظام العمل الحالي وتحديد مدى مواءمته لمتطلبات المواصفة أيزو9001:2015، وتحديد نقاط عدم المطابقة للنظام الحالي مع متطلبات نظام الأيزو9001:2015، وإعداد الجداول ذات العلاقة بمرحلة التقييم والتشخيص، وإعداد خطة تفصيلية لترقية النظام الحاليّة من مواصفة الأيزو 9001:2008 إلى الأيزو 9001:2015، إذ سيتم في هذه المرحلة تشخيص جميع الأنشطة التي تتم ممارستها بالمكاتب والمديريات العامة بديوان عام الوزارة والمديريات التعليمية بالمحافظات، بالإضافة إلى التقسيمات التي يتم تطبيق نظام إدارة الجودة فيها في كل من المديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة والمديرية العامة للشؤون الإدارية ونظائرهما في المديريات التعليمية وتقييم عملهم، مع إعداد دليل التقييم والتشخيص الذي يتضمن تحليلا للفجوة بين ما هو مطلوب وفق متطلبات مواصفة الأيزو 9001:2015، وتمتد هذه المرحلة لأربعة أشهر على أن تخرج بمخرجات واضحة منها تغطية جميع تقسيمات الهيكل التنظيمي وفق الآلية التي تضمن تشخيصاً دقيقاً وفعالاً يمكن الاعتماد عليه في المراحل اللاحقة لتطبيق نظام إدارة الجودة.

وأضاف سعادة سعود البلوشي في كلمته أنّ المرحلة الأخيرة في المشروع هي مرحلة التوثيق التي تبدأ بتدريب الموظفين بنطاق عمل المشروع على آليات التوثيق ليتمكنوا من فهم آلية التوثيق التي ستقوم بها الشركة وتوثيق العمليات والإجراءات المستحدثة مستقبلاً، وتتضمن أيضا إعداد دليل الجودة لوزارة التربية والتعليم حسب متطلبات المواصفة القياسية أيزو 9001:2015، وصياغة وثائق العمليات والإجراءات ومراجعتها واعتمادها من قبل المختصين لضمان توفير الوثائق المطلوبة حسب متطلبات المواصفة القياسية أيزو 9001:2015، وكما هو مخطط فإنّ هذا التوثيق يجب أن يحقق الثبات والاستمرارية في العمل مع التماثل في الأداء من خلال وثائق موحدة وقياسية ويتم ضبطها حسب متطلبات المواصفة أيزو 9001:2015، ومن أهم مخرجات هذه المرحلة الخروج بترابطات واضحة للعمليات الموثقة وإعداد دليل لكافة الخدمات والتي وثقت عملياتها.

وقدمت الشركة المنفذة للمشروع عرضا مرئياً حول مشروع (التوعية والتشخيص والتوثيق لعمليات وإجراءات نظام إدارة الجودة لوزارة التربية والتعليم حسب متطلبات المواصفة القياسية الدولية (آيزو 9001:2015) قدمه عقيل هاشماني من شركة الجدارة للحلول التجارية وتحدث العرض عن نطاق عمل المشروع، والذي يشمل مختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم، ومن ثمّ الحديث عن مراحل المشروع وهي: الإعداد والتحضير(التوعية)، والتشخيص، والتوثيق وأهداف كل مرحلة منها، كما وتناول العرض ملخص المخرجات لكل مرحلة، وأهم مسؤوليات وأدوار كل من إدارة المشروع، والإدارة العليا وفريق عمل المشروع، بجانب التطرّق إلى خطة سير عمل المشروع والتي تستمر لغاية 18 شهراً. وفتح باب النقاش للحضور لطرح الاستفسارات حول آلية تنفيذ المشروع وأهدافه.

تحقيق رضا المستفيد

وحول أهميّة تطبيق وزارة التربية والتعليم لهذا المشروع تحدث صالح بن علي الفلاحي مدير مساعد دائرة ضبط الجودة بالمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة بوزارة التربية والتعليم قائلاً إنّ مشروع تشخيص وتوثيق نظام إدارة الجودة على تقسيمات وزارة التربية والتعليم يهدف إلى تحقيق العديد من الأهداف من أهمها رفع كفاءة إجراءات النظام الإداري المتبع بالوزارة، وتحقيق رضا المستفيد، والإيفاء بمتطلباتهم، وتعد هذه المرحلة هي المرحلة الثانية من تطبيق مشروع نظام إدارة الجودة بالوزارة، فقد تم تطبيقه في مجال المطابقة بالعام 2010 على مستوى مديريتي التخطيط وضبط الجودة والشؤون الإدارية ونظائرهما بالمحافظات التعليمية، وتمكنت الوزارة من الحصول على شهادة المطابقة من منظمة الأيزو في العام 2014 وتم تأكيد المطابقة والحصول على الشهادة مرة أخرى في عام2015، أمّا هذه المرحلة ستشمل التشخيص والتوثيق لمختلف تقسيمات وزارة التربية والتعليم وتستمر لغاية 18 شهراً، وسيتم تشكيل فريق عمل يشرف على تطبيق هذا المشروع بالتعاون مع الشركة المنفذه، ومن خلال تطبيق هذه المرحلة بالمشروع سيتم تحقيق العديد من الفوائد منها تقليل الجهد الذي يبذله الموظف، ومعرفة الخطوات التفصيلية بشكل واضح مع وجود مؤشرات للعمل الإداري.

لجنة إدارة الجودة

وترأس سعادة سعود بن سالم البلوشي وكيل وزارة التربية والتعليم للتخطيط التربوي وتنمية الموارد البشرية الاجتماع الثامن للجنة نظام إدارة الجودة، بحضور مدير عام المديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة، ومدير عام مساعد المديرية العامة للشؤون الإدارية، بمشاركة كل من مديري دوائر قطاعي التخطيط والشؤون الإدارية بديوان عام الوزارة والمحافظات التعليمية، ومديري مكاتب الإشراف التربوي، حيث استهل سعادة سعود البلوشي الاجتماع بالتأكيد على أهمية دور اللجنة وتعاون أفرادها لتحقيق متطلبات المرحلة القادمة من مشروع نظام إدارة الجودة والذي سيشمل مختلف قطاعات وزارة التربية والتعليم. وأوصى بضروة الاستفادة من المهارات والتجارب والخبرات التي تمّ اكتسابها في فترة تطبيق المشروع في مرحلته الأولى.

وقدّم صالح الفلاحي مدير مساعد دائرة الجودة بالمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة عرضاً حول (الموقف التنفيذي لقرارات اجتماع اللجنة السابع) تناول من خلاله القرارات المتخذة في الاجتماع السابع للجنة وما تمّ تنفيذه بشأنها، ثم قدم طلال العدوي عرضا حول إحصائيات الشكاوى المقدمة في مجال المطابقة تناول العرض إحصائيات عددية بالشكاوى المقدمة للمديرية العامة للتخطيط وضبط الجودة والمديرية العامة الشؤون الإدارية، وأقسام خدمة المراجعين بالمحافظات التعليمية، واستعرض نتائج قياس مؤشرات الأداء للربع السنوي الأول لعامي 2015-2016م.

التحديات والحلول

وشهد الاجتماع تقديم ورقة عمل ألقتها رقية السعيدية أخصائيّة جودة بدائرة الجودة حيث استعرضت التحديات التي واجهت مجال المطابقة على مستوى ديوان عام الوزارة والمحافظات التعليميّة وشملت كل من التحديات المتعلقة بالقرارات، ونظام إدارة الجودة والتخطيط والإحصاء، والشؤون الإدارية، مع استعراض الحلول المقترحة لكل تحد ومناقشتها واتخاذ القرار المناسب حولها. وقدّم راشد الصوافي أخصائي جودة بدائرة الجودة ورقة عمل حملت عنوان (نتائج التدقيق الداخلي لنظام إدارة الجودة 2016م وتحدث في ثلاثة محاور وهي نتائج (زيارة المتابعة الأولى) نوفمبر2015، ونتائج التدقيق الداخلي أبريل - مايو 2016، التحديات التي واجهت عملية التدقيق مع اقتراح الحلول لذلك.

واختتمت محاور الاجتماع بتقديم عرض حول الموقف التنفيذي لحالات عدم المطابقة والأفعال التحسينية، قدمه خالد الحديدي أخصائي جودة بدائرة الجودة وتناول العرض استعراض نتائج التدقيق الخارجي على الوزارة لعام 2015م، ومخططات بيانية لنتائج متابعة الأفعال التصحيحية والتحسينية.