بأدوات إجرائيّة تواكب المواصفات العالمية

الرواحي: الاعتماد يحقق السرعة وكفاءة الاستدلال بالوثائق

الضوياني: اعتماد وثائق 38 جهة حكوميّة وعدد من شركات القطاع العام

مسقط - الرؤية

قال سعادة الدكتور حمد بن سالم الرواحي رئيس هيئة تنظيم الاتصالات إنّ الهيئة حريصة على أن تكون في مصاف المؤسسات الحكومية السباقة في تطبيق نظام الوثائق سواء المشتركة أو الخصوصية، وأن ذلك يأتي توافقًا مع المنظومة التي تعمل عليها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الهادفة إلى تطبيق المنظومة لجميع المؤسسات الحكومية.

جاء ذلك خلال اعتماد سعادته وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالهيئة العامة لتنظيم الاتصالات اليوم، حيث تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصيّة ونظام تصنيفها، وتمّ الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرّت بعدة مراحل آخرها كان موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنيّة النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذًا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18 من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإنّ الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة لإعداد وتنفيذ نظام لوثائقها.

وأضاف سعادته أنّ اعتماد نظام تصنيف الوثائق بالهيئة سيعمل على تحقيق ضمان السرعة والكفاءة في الاستدلال بالوثائق بالإضافة إلى مساهمته في استمرارية العمل الإداري وذلك بوضع نظام تصنيف ثابت وموحد، كذلك تيسير حفظ الوثائق وحمايتها وضمان مصادر حقوق الأشخاص والمجموعات، وأضاف سعادته أن تطبيق النظام بهيئة تنظيم الاتصالات سيساعد على تنظيم الوثائق والملفات بالطريقة العصرية المعتمدة، وذلك بعد إكمال الهيئة نظام الوثائق المشتركة والخصوصية والتي مهدت الطريق إلى اعتماد النظام، وأشار إلى إنّ هذا النظام سيشمل جميع الوحدات والأقسام بالهيئة كما أنّ فريق العمل المشترك بين الهيئتين سيعمل على إعداد البرنامج التطبيقي في سائر إدارات الهيئة بما يضمن جودة العمل في جميع الجوانب، ليكون بذلك نظامًا عصريًا يسهل تداوله في التقسيمات المعنية في فترة زمنية بسيطة دون الحاجة إلى جهد.

كما قامت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنيّة بالتنسيق مع الهياكل المُختصة والتقسيمات الإدارية المعنيّة بهيئة تنظيم الاتصالات بإعداد قائمة اسميّة لأنواع الوثائق والملفّات الخصوصية بالهيئة، تولّد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.

وتتضمن الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها، وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسميّة للوثائق الخصوصيّة بهيئة تنظيم الاتصالات، وتعتبر هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.

اعتماد 38 جهة حكوميّة

من جانبه أشاد سعادة الدكتور رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون والإنجاز الذي حققه نظام إدارة الوثائق من قبل كافة المسؤولين في هيئة تنظيم الاتصالات وعلى رأسها سعادة الدكتور رئيس الهيئة، وقال سعادته إنّ الهيئة ستدخل مرحلة جديدة في ما يتعلق بتنظيم الوثائق الخصوصية لهيئة تنظيم الاتصالات بإصدار قرار لتطبيق هذا النظام خلال الفترة القادمة؛ فهي أنجزت تطبيق نظام الوثائق المشتركة خلال المرحلة الماضية وحاليًا هناك تكامل بين النظامين نظام الوثائق المشتركة، ونظام الوثائق الخصوصية، مضيفًا أنّ عدد الجهات التي اعتمد نظامها بلغ حتى الآن (38) جهة حكومية.

وأضاف سعادة أنّ هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بدأت العمل مع الشركات والمؤسسات التي تساهم الحكومة فيها بأكثر من (25) بالمائة حيث تمّ عقد اجتماع لهذا الغرض مع الرؤساء التنفيذيين لهذه المؤسسات وبدأت تلك الجهات الشروع في إعداد تنظيم هيكلي لاستحداث دوائر وأقسام خاصة بالوثائق بعد ذلك يتم رفد هذه الجهات بالمختصين في مجال الوثائق والمحفوظات ويتم الشروع في تطبيق هذا النظام.

ويطبق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها، وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابيّة من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع، وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت الهيئة بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر التقسيمات.

تدريب وتأهيل

وبدخول هذا النظام حيّز التنفيذ ستعمل الدائرة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة بتدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق، ويتمثّل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوّناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقًا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكوميّة والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنيّة منطقيًا وتدريجيًا في شكل نظام التصنيف. وباعتماد هذا النظام سيدخل مشروع بناء منظومة عصريّة لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في إطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.