بحضور أكثر من 140 مشاركاً و43 جهة حكوميّة

الرؤية - محمد قنات

انطلقت أمس بمعهد العلوم الإسلامية بجامع السلطان قابوس الأكبر أعمال الحلقة التدريبية لشرح "دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية " وذلك بمعهد العلوم الإسلاميّة بجامع السلطان قابوس الأكبر. برعاية سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتستمر فعاليات الحلقة التي تنظمها الهيئة على مدار خمسة أيام في الفترة من 6 إلى 10 مارس 2016.

وتستهدف الحلقة التدريبية الجهات الحكومية الداخلة في المرحلة الثانية من مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث يشارك في هذه الحلقة اكثر من 140 موظفا يمثلون 43 جهة حكوميّة مختلفة من متخصصي تقنية المعلومات وإدارة الوثائق. وتهدف إلى شرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وشرح مفاهيم وأساسيات إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، حيث ستتنوع المواضيع المطروحة على مدار الأيام الخمسة للدورة، كما سيتم التطرق إلى أساسيات ومفاهيم إدارة الوثائق ونظام التصنيف وطرق التعامل معه والمفاهيم المرتبطة بنظام التصنيف، وسيتم إجراء نماذج عملية على كيفية إدارة الوثائق الإلكترونية والتطرق إلى الأساسيات والمفاهيم وأفضل الممارسات في هذا المجال، بالإضافة إلى المتطلبات الأساسية التي لابد أن تتوافر في أنظمة إدارة الوثائق وأنظمة إدارة المراسلات وبعض التفاصيل التي تخص موضوع رقمنة الوثائق الورقية، إلى جانب التطرق إلى بعض التفاصيل الفنية التي تخص الجانب الأمني والتوقيع الإلكتروني، وارتباطه بموضوع إدارة الوثائق الإلكترونية حيث سيتم تقديم عرض اختباري لآلية استخدام التوقيع الإلكتروني المبني على تقنية PKI واستعراض بعض أنواع التوقيع الإلكتروني الأخرى.

نشر المعرفة

وأوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس الهيئة في افتتاح الحلقة التدريبية أن الهيئة دأبت منذ نشأتها على نشر الوعي والمعرفة حول أهميّة إدارة الوثائق الإلكترونية ونظام المراسلات، من خلال الدورات التدريبية المختلفة لإيجاد كادر وظيفي قادر على إدارة نظام الوثائق الإلكترونية، وأن نجاح أي عمل وجهد في أي قطاع يرتبط ارتباطاً وثيقا بمستوى معرفة ووعي العاملين فيه، واستجابتهم لكافة المتغيرات والمستجدات التي قد تطرا على ذلك المجال، لذلك عملت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية على تسخير كافة الجهود والطاقات وتذليل الصعاب، لضمان إلمام كافة المنتمين لقطاع الوثائق والمحفوظات أو أي جهة حكومية أخرى بالمستجدات، وهذا ما تعكسه إقامة مختلف الدورات التي تأتي امتداداً للجهود التي تبذلها هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية في سبيل النهوض بقطاع الوثائق والمحفوظات بشقيه الورقي والإلكتروني نحو بناء نظام عصري متوافق مع أحدث المعايير العالمية المعمول بها في هذا الجانب.

وقال حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الهيئة في تصريح لـ " الرؤية" إنّه تم تنظم هذه الحلقة للجهات والمؤسسات الحكومية التي لم يشملها المشروع خلال مرحلته الأولى وذلك للتعريف بدليل الإجراءات ومنظومة المراسلات، مبينا أن الحلقة تضم مختصين من دوائر التقنية المعلوماتية، وأنّ هذه الحلقة تهدف إلى تمكين المختصين لخلق فهم مشترك لموضوع إدارة الوثائق وخلق هذا الوعي على كافة المستويات، خاصة وأن دليل الإجراءات الوطني تم اعتماده من قبل مجلس الوزراء.

نظام عصري

وحول فوائد ومخرجات الحلقة التدريبية قال هشام الروشدي محلل نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومحاضر بالحلقة التدريبية، أن الحلقة تأتي كامتداد للجهود التي تبذلها الهيئة في سبيل نشر الوعي والمعرفة لكافة الجهات الحكومية وضمان وجود نظام عصري لإدارة المستندات والوثائق يعمل على إدارة الوثيقة منذ نشأتها وحتى تقرير مصيرها النهائي، حيث تشكل الوثائق الإلكترونية جزءاً مهمًا ومحوريًا في وثائق أي جهة حكوميّة خصوصاً مع التوجّه الرامي إلى قيام حكومة إلكترونية مما يعني إنتاج المزيد من الوثائق الإلكترونية. وأضاف أن الحلقة تركّز على مواضيع متنوعة تشرح دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، وضمان فهم المعنيين بالجهات الحكومية سواء من دوائر الوثائق أو تقنية المعلومات للدليل ومحتوياته، وأفضل الممارسات التي توصى بها الجهات الحكومية في هذا المجال، ولفت الروشدي إلى أنّ مواضيع الحلقة تمزج بين الجانب التقني الخاص بتقنية المعلومات والجانب الخاص بإدارة الوثائق لضمان إيجاد فهم مشترك للدليل بين الدائرتين يساهم في قيام نظام متوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة الوثائق الإلكترونيّة

من جانبها قالت سعادة الراشدية محللة نظم بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومحاضرة بالحلقة التدريبية إن شرح الجزء الثاني من دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق، يعنى بتوضيح الاَلية الصحيحة لإنشاء الوثائق والتقاطها، وكيفية تسجيلها وتداولها في الأقسام والدوائر المختلفة سواء كانت الوثائق ورقية أو إلكترونية، وأضافت الراشدية أنّ الحلقة تعنى بالإدارة الإلكترونية للوثائق والصلاحيات التي تمنح للمستخدمين وصولاً للوثيقة ودرجات السرية وفق الالتزام بما نصّ عليه القانون العماني.