مطالب بمعاقبة المقصرين وتحفيز المجيدين للحصول على نتائج أفضل
الوهيبي: التكاسل في أداء المهام يُعيق النظام العام
البرماني: الاتجاهات الحديثة في الإدارة تركز على تجويد أداء العنصر البشري
الصواعي: تراجع المحاسبة الوظيفية وراء تباطؤ الموظف في إنجاز العمل
العبري: استحداث آلية تضمن متابعة الموظف في إنجاز عمله بالشكل الأفضل
تطوير الأداء الوظيفي وسيلة لبلوغ جودة العمل
غياب مشاركة العاملين في إدارة المؤسسة يضعف الشعور بالمسؤولية والولاء
الرؤية- أحمد الجهوري
أكد مواطنون أنّ تقاعس الموظفين في الدوائر الحكومية عن أداء العمل وإنجازه بالسرعة المطلوبة يتسبب في إرباك المنظومة الإدارية وشل حركة العمل في أي مؤسسة، داعين إلى ضرورة معاقبة المقصرين وتحفيز المجيدين بما يضمن الحصول على أفضل النتائج.
وقال عبد العزيز بن راشد الوهيبي إن سرعة إنجاز المعاملات سمة حضارية قبل أن تكون واجب عمل تفرضه الأنظمة الحديثة لتيسير مصالح الناس في كل بلدان العالم، ومتى ما كان هذا النظام شفافًا وسريعاً، كانت النتائج مثمرة، سواء على الفرد أو على المجتمع، وحتى اقتصاد الدول؛ كلما كانت هناك سهولة ويسر ونظام في إنجاز المعاملات، أفضى ذلك إلى نتائج أفضل ورضا متلقي الخدمة.
وأضاف أن التكاسل عن إنجاز تلك المعاملات وتكدسها لا نجده إلا في النظم التقليدية التي تعتمد في إنجاز معاملات حديثة فتصطدم المعاملات بطرق غير مبتكرة وبنظام بيروقراطي يعطل تسهيل المعاملة بل ويؤخرها في كثير من الأحيان، مشيراً إلى أنّ من ضمن تلك النظم التقليدية المعاملات الورقية وعدم استخدام التكنولوجيا الحديثة في العمل، وكذلك نظام الإدارة القديم الذي يعتمد على وقت وجود الموظف وتوقيعه وعدم إمكانية إنجاز معاملة ما إلا من خلال موظف بعينه؛ فمتى ما كان ذلك الموظف غير متواجد لسبب ما، أُهملت المعاملة وتعطل إنجازها، ومعها تعطلت مصالح الناس بل وزاد استياؤهم من المؤسسة.
وتابع أنه على الرغم من أن عددا كبيرا من الموظفين حالياً يتلقون دورات تدريبية في إدارة العمل وتطوير الأداء؛ إلا أنّ الكثير منهم يستلسم لنظام العمل في المؤسسة التي يعمل بها، فبدلاً من أن يطور وتيرة العمل وينجز المهام الموكلة إليه، يستكين إلى بيروقراطية العمل.
وأوضح الوهيبي أنّه يتعين أن تكون هناك حوافز مشجعة للموظف على تسريع المعاملات، أياً كان نوعها، من خلال التحديث في طواقم العمل بشكل مستمر، وتعزيز الدوران الوظيفي، داخل المؤسسة الواحدة، مما يعني خبرة أكثر لجميع الموظفين بوظيفة زملائه، متى ما تعطل عن العمل حل محله زميله من نفس الدائرة. وتابع أن من بين آليات تنظيم العمل إيجاد نظام متابعة أكثر منه مراقبة، ومن ذلك وضع نظام يُساعد الموظف على جمع نقاط معينة لكل معاملة منجزة ويصرف له مكافأة كل شهر عن كل عدد معين من النقاط، كحافز له وتشجيعاً على أداء عمله، وهذا معمول به في كثير من مؤسسات القطاع الخاص كنظام تحفيزي للموظف بدلاً من النظام الرقابي والعقابي.
تحفيز الموظف
وأضاف الوهيبي أن هناك طرقاً عديدة لتنظيم إنجاز المعاملات؛ لعل من أفضلها وضع باركود على أيّ معاملة يتم تداولها؛ حيث إن كل معاملة لها رقم معين متصل بالمستلم ومع صاحب المعاملة ورقمه، ومتى ما استلم وانتهى الموظف من المعاملة، تلقى المستفيد رسالة تفيد بانتهاء وإنجاز معاملته من الجهة المعنية. وأشار إلى أن هذا النظام متبع في بعض وحدات الجهاز الإداري للدولة، وبهذه الطريقة يمكن معرفة مكامن القوة والضعف في أي نظام عمل، وذلك بقياس الفترة الزمنية التي تمكث فيها المعاملة في قسم ما ومنها ترقية الموظف المعني بكل سهولة ويسر دون ظلم أحد. وتابع أن مردود مثل هذه الإجراءات على المجتمع وعلى الدولة والاقتصاد بشكل عام دون شك، سيوفر المال والجهد بشكل أسرع من المعتاد، ويعزز الأداء المنظم الذي يحول دون فقدان المعاملات والمشاكل المرتبطة بها، كما يوفر العدل والرضا الوظيفي في الوحدة التي ينتمي إليها الموظف. وبين الوهيبي أن من الإيجابيات الناتجة عن مثل هذه الخطوات تشجيع المستثمر وتحفيزه على الاستثمار، بفضل إدراكه بأن النظم الإدارية في الدولة تتميز ببيروقراطية أقل، وليس هناك أي تعقيد في إنجاز أي معاملة.
وشدد الوهيبي على أن وجود نظام تحفيزي للموظف ونظام إلكتروني دقيق يتابع تخليص المعاملات إلكترونيا سيضمن السرعة وتطوير أداء الموظف في إنجاز عمله، ما يعزز التنافسية بين الموظفين في إنجاز المعاملات. وأشار إلى أنّ مثل هذه الأنظمة ستقضي على المحسوبية في العمل، وتيسر أنظمة العمل في المؤسسات، وهو ما سينعكس بالضرورة على الاستثمار في السلطنة، وزيادة العوائد الضريبية.
تحسين الأداء الوظيفي
وقال د.الوليد بن محمد البرماني إنّ الأداء الوظيفي إحدى الركائز التي يُستند عليها في تحديد المسار الوظيفي ومدى انسجام الموظف مع العمل وحاجته للتطوير أو قصوره في أداء واجبات وظيفته فهي أداة إصلاح وتطوير. وأضاف أن الأداء الوظيفي من المواضيع الحيوية في حياة الأفراد والمنظمات على حد سواء، ذلك أن الأداء الوظيفي لكل موظف يقاس بأساليب كمية تعكس أولاً الاجتهاد والمثابرة ومدى المهارة التي يمتلكها كل موظف، وجدية الموظف في اكتساب الخبرات عبر الدورات والاستفادة منها، وحضور المؤتمرات المتخصصة والمشاركة فيها، وقراءة الكتب في مجال التخصص وغيرها. أما الفترة الزمنية التي يقضيها الموظف في العمل فلا تعتبر رصيدا في الخبرة المتطلبة لتحسين الأداء الوظيفي، بل تعتبر تلك الفترة فترة خدمة وليست خبرة.
وأشار إلى أن الاتجاهات الحديثة في الإدارة تركز على ضرورة الاهتمام بالعنصر البشري، إضافة إلى ذلك فإن أغلب الأجهزة الإدارية الحديثة وأنظمة الخدمة المدنية المعاصرة بدأت تنظر إلى تقييم الأداء الوظيفي على أنه عملية حتمية وضرورية، قد تساهم في إصدار القوانين الحكومية الخاصة بالعدالة في التوظيف وتكافؤ الفرص، بالإضافة إلى التكاليف الباهظة المترتبة على المنظمة نتيجة لسوء استخدام العنصر البشري بالشكل المناسب، وهذا ما جعله في كثير من الأحيان مطلباً نظامياً ملزماً بقوة النظام والقانون.
وتابع أن الأداء الوظيفي ليس هدفاً بحد ذاته، وإنما هو وسيلة لبلوغ الهدف حيث ينحصر هذا الهدف في رفع كفاءة العاملين مما يفيد المنظمة في تحقيق أهدافها وإتاحة الفرصة لهؤلاء العاملين أن يتفوقوا ويستفيدوا من فرص الترقية وزيادة الأجور وهذا يساعدهم على إشباع حاجاتهم لتقدير النفس وإثبات الذات واحترام الآخرين.
وزاد أن الأداء الوظيفي ظل جزءاً هاماً من منظومة الإدارة العلمية، وأحد أهم البرامج التي تهدف إلى تحقيق أهداف المنظمة بل وسيلة هامة في الارتقاء بالأداء وتحقيق أهداف المنظمة بل ووسيلة مهمة في الارتقاء بالأداء ورفع مستوى العاملين، ولهذا كله فقد دأبت المنظمات على توجيه كافة إمكاناتها نحو الموظف على اعتبار أنه محور العمل ومحرك الإنتاج، فأولته العناية والتأهيل وقبل ذلك حسن الاختيار، واهتمت به مادياً ومعنوياً، وعملت على الكشف عن كفاءة وفعالية برامج وأساليب ستؤدي الموظفين في الترقي والتقييم وحسن تخطيط القوى العاملة والعمل على معالجة السلبيات وفقاً لخطط معدة وفق دراسات متقنة.
ويرى البرماني أنّ هناك انخفاضا حادا لأداء العاملين في المنظمات، وهذا الانخفاض لا يمكن أن يكون دون سبب، حيث تتحدد الأسباب الكامنة وراء هذا الانخفاض حسب مصدرها. فقد يكون مصدر هذا الانخفاض الموظف نفسه، وبعضها يكون بسبب المنظمة، والمدير الناجح هو الذي يتوجب عليه تحديد من هو الموظف الذي ينخفض أداؤه، ويتعرف على أسباب ذلك، ثم يحاول علاجه. وأوضح أن لعملية الأداء الوظيفي للعاملين أهمية إستراتيجية خاصة في المنظمة، وذلك من خلال ما تقدمه في رفع كفاءة العاملين وزيادة مهاراتهم، وفي الميزة التنافسية، وتحسين النوعية والإبداع، وإدارة العمليات بكفاءة وفعالية، وفعالية الإنجاز في كل الأنشطة. وتابع أن أهمية الأداء الوظيفي للعاملين تكمن في الترقية والنقل، وتقييم المشرفين والمديرين، وإجراء تعديلات في الرواتب والأجور، وتقديم المشورة، بالإضافة إلى تحديد الاحتياجات التدريبية. وهو ما يتطلب تحسين ذلك الأداء لدى العاملين بالمنظمات.
عوامل مؤثرة
وأشار إلى أنّ هناك عوامل تؤثر على أداء الموظف في المنظمة التي يعمل بها، مشيراً إلى أن أهم العوامل المؤثرة على الأداء تتمثل في غياب الأهداف المحددة، إذ إنّ المنظمة التي لا تمتلك خططا تفصيلية لعملها وأهدافها، ومعدلات الإنتاج المطلوب أداؤها، لن تستطيع قياس ما تحقق من إنجاز أو محاسبة موظفيها على مستوى أدائهم لعدم وجود معيار محدد مسبقاً لذلك، فلا تملك المنظمة معايير أو مؤشرات للإنتاج والأداء الجيد، فعندها يتساوى الموظف ذو الأداء الجيد مع الموظف ذو الأداء الضعيف.
وقال إنّ عدم مشاركة العاملين في المستويات الإدارية المختلفة في التخطيط وصنع القرارات، يساهم في وجود فجوة بين القيادة الإدارية والموظفين في المستويات الدنيا، وبالتالي يؤدي إلى ضعف الشعور بالمسؤولية والعمل الجماعي لتحقيق أهداف المنظمة، وهذا يؤدي إلى تدني مستوى الأداء لدى هؤلاء الموظفين لشعورهم بأنّهم لم يشاركوا في وضع الأهداف المطلوب إنجازها أو في الحلول للمشاكل التي يواجهونها في الأداء، وقد يعتبرون أنفسهم مهمشين في المنظمة.
ولفت البرماني إلى أنّ من العوامل المؤثرة على أداء الموظفين عدم نجاح الأساليب الإدارية المعمول بها والتي تربط بين معدلات الأداء والمردود المادي والمعنوي الذي يحصلون عليه، فكلما ارتبط مستوى أداء الموظف بالترقيات والعلاوات والحوافز التي يحصل عليها، كلما كانت عوامل التحفيز غير مؤثر بالعاملين، وهذا يتطلب نظاماً متميزاً لتقييم أداء الموظفين ليتم التمييز الفعلي بين الموظف المجتهد ذي الأداء العالي والموظف المجتهد ذي الأداء المتوسط والموظف الكسول والموظف غير المنتج. وبالحديث عن مشكلات الرضا الوظيفي، قال البرماني إن الرضا الوظيفي من العوامل الأساسية المؤثر على مستوى أداء الموظفين، وعدم الرضا الوظيفي أو انخفاضه يؤدي إلى أداء ضعيف وإنتاجية أقل، والرضا الوظيفي يتأثر بعدد كبير من العوامل التنظيمية والشخصية للموظف، مثل العوامل الاجتماعية كالسن والمؤهل التعليمي والجنس والعادات والتقاليد، والعوامل التنظيمية كالمسؤوليات والواجبات ونظام الترقيات والحوافز في المنظمة. وأشار إلى أن من بين العوامل التي تعيق تطور العمل في أي مؤسسة، التسيب الإداري؛ إذ إنّ هذه المعضلة تشكف عن إهدار ساعات العمل في أمور غير منتجة، بل قد تكون مؤثرة بشكل سلبي على أداء الموظفين الآخرين، وقد ينشأ التسيب الإداري نتيجة لأسلوب القيادة أو الإشراف، أو للثقافة التنظيمية السائدة في المنظمة. ومضى قائلاً إنّ غياب الرقابة الإدارية على العاملين، يدفع هؤلاء إلى التقاعس عن إنجاز مهامهم الوظيفية، وهو ما يترتب عليه انخفاض الأداء، وعدم الاهتمام بالتطوير الذاتي، وبالتالي انتشار الفساد في المجتمعات، وهو ما يحدث كثيرًا نتيجة لاعتبارات إدارية وقانونية، تتمثل في غياب الأبنية والمؤسسات، وعدم وجود القوانين الرادعة، وعلى عكس ذلك، فإنّ محاسبة العاملين وإخضاعهم للرقابة الإدارية على المهام الوظيفية التي ينجزونها، يؤدي بدوره إلى السعي الدؤوب للتحسين من الأداء الوظيفي.
وشدد البرماني على أن لكل مهنة سلبياتها وإيجابياتها، لكن تفكيرنا وعقليتنا هما اللذان يحددان سعادتنا أو تعاستنا في العمل. واقتناع كل فرد بموقعه ودوره في الحياة ونظرته الإيجابية لمهنته، يؤديان إلى تحقيق نجاحه في حياته، حيث النجاح في الحياة هو غاية كل إنسان طموح، والرغبة في الوصول إلى النجاح غريزة في كل شخصية سوية. وأوضح أنّ النجاح في الحياة يتعلق بمدى حب الفرد لمهنته، ونجاح الفرد عموماً هو القدرة على تحقيق الأهداف الشخصية والمهنية والحياتية بشكل عام، والعمل الدؤوب لتحقيق هذه الأهداف بشكل دقيق، وتحقيق رفعة وعزة المجتمع.
الجودة الشاملة
وقال حمد بن سعيد الصواعي إنّ المحاسبة الوظيفية تتلاشى في مؤسساتنا الحكومية بين فترة وأخرى لفقدان عناصر المتابعة الحقيقية بروح القانون، و مازال الأداء المؤسسي للأسف في مؤسساتنا الحكومية يعاني من ضعف مستمر في الإنتاجية ويبحث عن منطلق من أجل النهوض به إلى مستوى الجودة العالية، وبالتالي يتطلب تكاتف الجميع لمعالجة هذا التحدي وهو تحقيق عنصر الجودة بالمؤسسات الحكومية من خلال مسطرة المتابعة الدقيقة بعناصر التشخيص والتقييم من قبل خبراء ومختصين بواسطة عقد المؤتمرات والندوات الوطنية عن طريق أوراق العمل والبحوث العلمية بين فترة زمنية وأخرى، بهدف التوصل إلى الحلول الناجعة له. ويرى الصواعي أنّه من الصعب التوصل إلى حلول جذرية نظرية لهذه المشكلة، نتيجة تراكمات وترسبات سابقة في مؤسساتنا الحكومية وغياب ثقافة وقناعة ثقافة القانون، وفي غياب تطبيق مراحل الجودة الشاملة في بعض مؤسساتنا الحكومية، وبالتالي ينبغي العمل على تحريك مسطرة المتابعة في تطبيق مراحل الجودة الشاملة الأربعة في المؤسسات الحكومية وهي "مرحلة الفحص والتفتيش، مرحلة مراقبة الجودة، مرحلة تأكيد الجودة، ومرحلة إدارة الجودة الشاملة". وبين أن من منطلق هذه المراحل بتوسعاتها وشروطها ومبادئها تتوافق معاييرها بمؤسساتنا الحكومية المتواجدة؟ ومن هذا المنطلق نناشد الجهات التشريعية والتنفيذية بتفعيل مرجعية وطنية لمراحل الجودة الشاملة للمؤسسات الحكومية وفق معايير دولية متفق عليها عالميا بالتسلح في تطبيق مفردات القانون في التغلب على عقبة الموظفين غير المنتجين مقارنة مع الرواتب التي يستلموها من خزينة الوطن.
مصالح الوطن
وقال سليمان العبري إنّ أيّ وظيفة تمثل تكليفاً قبل أن تكون تشريفا، ويجب على المؤتمنين على مصالح الوطن والمواطن أن ينجزوا أعمالهم بالصورة التي تحددها واجباتهم الوظيفية، مشيرًا إلى أن تزايد الشكوى من أداء الموظفين ناجم عن تأخر إنجاز المعاملات بالسرعة المطلوبة، مما يؤدي إلى تقاعس العديد من الشباب في إنجاز معاملاتهم والانخراط في التجارة بسبب التعقديات التي تفرضها الكثير من الجهات الخدمية.
وأضاف أن هذه الظاهرة نتجت عن عدة أسباب؛ منها غياب الوعي والوازع الوطني، وغياب الرقيب المباشر على هؤﻻء الموظفين، كما أن البعض أعطي مجالا ومساحة واستغل هذا المجال باستهتار وعدم مسؤولية، علاوة على ضعف الإدارة.
وشدد العبري على أهمية استحداث آلية لمتابعة شخصية بشكل يومي من اﻹدارة العليا للمؤسسة التابع لها الموظف الحكومي ورفع تقرير يومي يبين خط سير العمل بها، ومحاسبة فورية لكل مقصر في عمله مهما كان منصبه، وفرض غرامات على الموظف إذا ترتب على تقاعسه ما يؤدي إلى مشكلة أو خسارة أو خلل مالي أو غيره ضد مواطن أو المؤسسة الحكومية التابع لها الموظف.
