مسقط - الرؤية
اختتمت الأمانة العامة لمجلس الشورىأمس أعمال البرنامج التدريبي حولإدارة الوثائق والمحفوظات وفق متطلبات النظام العصري،وذلك بمشاركة عدد من موظفي مجالس الشورى والوطني والنواب والأمة لدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية، وبالتعاون مع عدد من المسؤولين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.وخلال البرنامج التدريبي قدّم إسحاق بن يعقوب الصقري مدير دائرة الجودة والمشرف على الدعم الفني بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية عرضًا مرئيًا عن الهيئة وأهم الخطوات المتبعة لبناء نظام عصري لإدارة الوثائق بالجهات المعنيّة الخاضعة لقانون الوثائقوالمحفوظات. تطرّق خلالها إلى تعريف نظام إدارة الوثائق، والأهداف التي تسعى الهيئة إلى تحقيقها ومنها تطوير مجال الوثائق والمحفوظات، بالإضافة إلى الرؤية الشاملة لإدارة قطاع الوثائق والمحفوظات، إلىجانب نظريةالإعمار، والمراحل العمرية للوثائق، وفوائد نظام إدارة الوثائق والمحفوظات ومميزات النظام العصري لإدارتها، ومنهجيّة العمل المتبعة في بناء نظام إدارة الوثائق، وكذلك مراحل إعداد نظام إدارة الوثائق ونظام تصنيف الوثائق،كما احتوى العرض المرئيعلى دراسة عن واقع الوثائق في الجهات الحكومية.كما تضمّن البرنامج التدريبي عرضًا حول قانون الوثائق والمحفوظات، قدّمه أحمد بن سيف الكيوميرئيس قسم اتلاف وفرز الوثائق بالهيئة، تحدث خلاله عن الوثائق والمحفوظات العامة والوثائق الخاصة، وإدارة الوثائق والمحفوظات، كما تحدّث عن الفصل الخاصبموظفي الوثائق والمحفوظات وفصل العقوبات.
فيما تحدث المختار بن صالح الصوافي المدير المساعد بدائرة الوثائق والمحفوظات بالمجلس حول التقسيمات الإدارية للمجلس والأقسام التي تتكون منها دائرة الوثائق والمحفوظات وهي قسم البريد، وقسم تنظيم الوثائق وقسم الحفظ، كما تحدث عن اختصاصات كل قسم، بالإضافة إلى ذلك أشار الصوافي إلى مشروع التوثيق الإلكتروني لوثائق مجلس الشورى الذي وثّق دراسات وتوصيات المجلس منذ إنشائه وحتى نهاية الفترة السابعة.
وخلال البرنامج قدّم يعقوب بن سالم المحروقي مدير دائرة المتابعة والدعم الفني عرضًا مرئيًا حول آلية إعداد الأدوات الإجرائيّة لنظام إدارة الوثائق المشتركة بالجهات المعنيّة. كما تطرّقداؤود بن سالم الحبسي فني وثائق بالمجلس عن تجربة المجلس لتطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية.
كما أوضح يونس بن مسلم الجساسي إخصائي وثائق ومحفوظات بالهيئة طرق إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالمجلس وطرق تطبيقها، وآلية استخراج الملفات، كما استعرض الجساسي جداول مدد استبقاء الوثائق، وكيفية وضع هوية لكل ملف، مؤكدًاعلى ضرورة التحري عند اختيار عناوين الملفات.
فيما تناولت سعادة بنت سالم الراشدية أخصائية نظم معلومات بالهيئة مشروع منظومة إدارة المستندات والوثائق الإلكترونية، أشارت خلاله إلى أهداف المنظومة والدوافع الرئيسية لإدارة المستندات والوثائق، بالإضافة إلى عناصر المنظومة وهي إدارة المستندات وإدارة المراسلات،ومسارات العمل، إلى جانب الحديث عن نطاق عمل المشروع وتطبيقه في عدد من الجهات.
وفي الجانب الآخر تحدث جمال بن عبد الله المحروقي باحث ورئيس قسم تنظيم الاجتماعات بدائرة شؤون مكتب المجلس حول اختصاصات مكتب المجلس والأعمال التي يقوم بها وما يقدمه للمجلس.
وكان ضمن أعمال البرنامج التدريبي زيارة إلى هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية للتعرف على تجربة الهيئة في متابعة أماكن الحفظ وآلية وطرق إتلاف الوثائق وفق القانون، إلى جانب زيارة بعض أقسام الهيئة ومنها قسم تصنيف الوثائق وقسم الميكروفلم وقسم خدمات المستفيدين وقسم التخزين الإلكتروني، بالإضافة إلى قسم الترميم. كما تضمن البرنامج زيارة إلى دار الأوبرا السلطانية، اطلعوا خلاله على تفاصيل المعلم الثقافي والعمراني التي يتمتع به باعتباره مركز إشعاع ثقافي وفني.
كما قام منتسبو البرنامج بجولة في أرجاء مبنى مجلس عمانللتعرف على المرافق الحديثة بالمجلس والتقنيات المتبعة في إدارة العمل البرلماني، وفي ختام البرنامج كرّمت الأمانة العامة المساعدة للشؤون الإدارية والمالية منتسبي البرنامج التدريبي ووزعت شهادات المشاركة لهم، مثمنين دورهم البارز في إنجاح محاور البرنامج المختلفة، متمنين لهم الاستفادة الفعليّة منه بما يساهم في تنمية قدراتهم المعرفية وبما يمكنهم من أداء مهامهم الوظيفية بكفاءة وفاعلية.
