الرؤية - عهود المقبالية

دشنت وزارة التعليم العالي أمس مركز الاتصال الخاص بالوزارة، تحت رعاية سعادة الشيخ محمد بن حمدان التوبي مستشار بوزارة التربية والتعليم، وشهد حفل التدشين تقديم عرض مرئي وقام الحضور بجولة في المركز، وحضر الافتتاح المستشارون ومديرو العموم ومديرو الدوائر وموظفو وزارة التعليم العالي، وأعلن عن رقم التواصل مع المركز 24340900.

وقال سعادة الشيخ محمد التوبي إنّ إضافة مركز الاتصال ضمن الخدمات التي تقدمها وزارة التعليم العالي للتواصل مع المجتمع تعد نقلة حضارية في سبيل التحول للحكومة الإلكترونية في السلطنة التي تهدف إلى اكتمال منظومتها كل الجهات الحكومية في سبيل تسهيل الإجراءات والخدمات الحكومية المقدمة للمواطنين.

وفي العرض المرئي، قدّم حمد بن خلفان الحارثي، مدير دائرة خدمات المراجعين نبذة عن عمل المركز حيث قال إنّ المركز يهدف إلى خدمة المجتمع العماني بتقديم الدعم والرد على الاستفسارات الاستعلاميّة والإجرائيّة فيما يتعلق بالخدمات والتعاملات الإلكترونية المُقدمة من وزارة التعليم العالي للمستفيدين من مواطنين ومقيمين، وقطاع الأعمال وجهات حكوميّة أخرى، عن طريق موظفين مدربين لديهم المعلومات الكافية حول جميع خدمات الوزارة بالآلية والكيفية السليمة، وتطمح دائرة خدمات المراجعين بالتعليم العالي إلى تقديم خدماتها افتراضيًا لتكون دائرة دون مراجعين، حيث يتم تقسيم الخدمات التي تقدمها وزارة التعليم العالي "تبعاً للجهة المستفيدة" إلى خدمات داخلية تشمل الخدمات البينية بين التقسيمات الإدارية بالوزارة، وخدمات مقدمة لموظفي الوزارة .

169 خدمة إلكترونية

وذكر الحارثي أن الخدمات الإلكترونية بوزارة التعليم العالي تشكل ما نسبته79.7% بعدد 169 خدمة من الخدمات التي يمكن أن تتحول إلى رقمي والبالغ عددها 212 خدمة، ومع نهاية عام 2015 ستصل النسبة إلى 100%، نظرا لأن عددا من الخدمات حالياً في طور التحول الرقمي، كخدمات البعثات الداخلية "16 خدمة"، حالياً جميعها يدوية، لكنها ستتحول خلال الشهرين المقبلين جميعها إلى إلكترونية متطورة، حيث يتم حالياً تحديث قاعدة بيانات الطلبة المبتعثين داخلياً. وأضاف أنه خلال الفترة المقبلة ستقوم الوزارة بإعداد دليل الخدمات للمراجعين، مع توفيره في الموقع الإلكتروني للوزارة، بحيث يشمل الدليل بطاقات وصفية لكل خدمة من حيث اسم الخدمة ونوعها وإجراءات التقديم لها، والوثائق المطلوبة، الفترة الزمنية لإنجازها، ويعيّن الدليل المراجع على فهم أوسع للخدمة والمراحل التي تمر بها.
وقال مدير دائرة خدمات المراجعين إنّ الخدمات الإلكترونية أثرت تأثيرًا إيجابيًا من جوانب متعددة على أعمال الوزارة، حيث قلصت أعداد الطلبات الورقيّة، فهناك تراجع كبير مستمر في أعداد الطلبات المستلمة في دائرة خدمات المراجعين، بالتزامن مع التوسّع في الخدمات الإلكترونية، حيث بلغ عدد الطلبات خلال الأشهر الماضية من العام الحالي 411 طلبًا فيما كانت في العام الماضي 464، وسجل عام 2013 عددًا كبيرًا من الطلبات بلغت 973 طلبًا.
وأشار مدير دائرة خدمات المراجعين إلى النتائج الإيجابية التي حققتها الخدمات الإلكترونية منها السرعة والاتقان في إنجاز المعاملة من قبل الموظف، حيث يركز الموظف الآن على المعاملة بدون مشتتات كالرد على المكالمات واستقبال المراجعين، وهي المهام التي تمّت إحالتها لدائرة خدمات المراجعين، أو البحث في الملفات الورقية إلى جانب تقليل مراجعة المراجعين للوزارة، وهناك انخفاض كبير في أعداد المراجعين من خلال الترابط بين كافة قواعد البيانات، أي من خلال الرقم المدني للطالب أو المراجع، كما يتمكن الموظف من الاطلاع على مختلف معاملات الطالب ونتائجه الدراسية وبياناته الشخصية وبيانات الاتصال، وقرارات اللجان والمقابلات التي أجراها من المعنيين بالوزارة وغيرها من الأمور التي تساعد في سرعة اتخاذ القرار بدقة عالية.

أساس العمل

وأضاف أن الخدمات الإلكترونية سهلت من عملية التواصل مع الملحقيات الثقافية والأقسام الثقافية خارج السلطنة حيث عملت على توثيق إجراءات العمل بالنسبة للموظف والمراجع، فالخدمة الإلكترونية لم تترك للموظف أو المراجع تأويل مسارات أخرى لطلبة أو طلب وثائق أخرى لم تذكر في الطلب، حيث يقوم النظام بالتأكد من تلك الوثائق وكذلك مسار المعاملة واضح للجميع.
وذكر الحارثي أنّه تمّ إطلاق اسم "أساس" على نظام الخدمات الإلكترونية، لأنه أساس العمل، حيث يشترط النظام على الطالب فتح ملف إلكتروني له ليتمكن من الاستفادة من خدمات الوزارة، وذلك من خلال الولوج لموقع وزارة التعليم الإلكتروني واختيار خدمات الطلاب، وهذا الشرط سيسهم كثيرًا في توفير بيانات حقيقية وواضحة عن الطلبة الدارسين والخريجين من مؤسسات التعليم العالي، داخل وخارج السلطنة ولمختلف الدرجات العلمية وعند فتح الملف يطلب من الطالب تحديث بياناته الشخصية وبيانات التواصل معه، وذلك لكون تواصل الوزارة معه سيكون من خلال رقم الهاتف والبريد الإلكتروني للطالب، ولا يمكن للطالب تقديم أي طلب في حالة لم يقم بتحديث تلك البيانات، حيث يتضمن ملف الطالب البيانات الشخصية، بيانات البعثة الدراسة، طلبات الطالب، تذاكر السفر، طلبات التصديق والمعادلة (للخرجين) خدمات المراجعين، والتي من الممكن أن يقدم من خلالها الطالب استفساراته، طلبات التظلمات والشكاوى، وطلبات المقابلات. كما يوفر "أساس" خدمة معرفة الطالب لنتيجة طلبه، والطلبات التي قدمها سابقاً، كما يتيح له معرفة في حالة وجود أي أخطاء أو بيانات ناقصة من خلال إرسال رسالة عبر البريد الإلكتروني للطالب تخبره بإجراء تصحيح على طلبه.
أمّا بالنسبة لأولياء الأمور والمراجعين من غير فئة الطلبة، والذين يودون التقدم بطلبات الاستفسار والشكاوى والتظلمات والمقابلات، لمواضيع لا تتعلق بطلبة مبتعثين، فيمكن له الاستفادة كذلك من الخدمات الإلكترونية من خلال التواصل مع مركز الاتصال أو موقع الوزارة الإلكتروني والذي سيتم وضع رابط خاص لهذه الفئة، بحيث يقوم موظف دائرة خدمات المراجعين بتسجيل بيانات المراجع ضمن قاعة بيانات المراجعين بالوزارة، ليسهل عملية ربط المواضيع التي يتقدم بها، مما يسهل تقديم الخدمات بشكل أسرع وبجودة عالية.

وأكد الحارثي على ضرورة تعاون الطلبة مع الوزارة للاستفادة من تلك الخدمات من خلال ضرورة فتح ملف إلكتروني، واستيفاء كافة البيانات المطلوبة، وتحديث بيانات التواصل مع الطالب الداخلية والخارجية في حالة وجود أي تعديل بها، وفي حال وجود أي إشكالية يمكن التواصل مع البريد الإلكتروني لفريق الدعم الفني أو الاتصال عبر مركز اتصال وزارة التعليم العالي ويمكن للطالب الاستفادة من الخدمات الإلكترونية للطلبة، من أي مكان في العالم، ولا يستلزم ذلك الحضور إلى ديوان عام الوزارة لتقديم خدمة إلكترونية وفي هذا العام تم استحداث نظام تعويض الطلبة عن قيمة تذكرة السفر بحيث سيتم تحويلها إلى الحساب البنكي للطالب، دون حاجة الطالب للحضور للوزارة لاستلام تلك التعويضات.

أفضل المواصفات الأمنية

وأضاف مدير دائرة المراجعين: يعمل مركز الاتصال وفق أفضل المواصفات الفنية والأمنية وليساهم في تحقيق أهداف خطة التحول الرقمي لوزارة التعليم ويخدم المركز جميع المواطنين، والمؤسسات الحكومية والخاصة المستفيدين من خدمات وزارة التعليم العالي ويهدف المركز إلى تقديم المعلومات والإجابات الخاصة بالمعاملات الإلكترونية الخاصة بالوزارة ومتابعة إنجازها بشكل احترافي سريع وملائم بما يتناسب مع تساؤلات المراجعين المستفيدين واستفساراتهم من خلال عدة قنوات وتقديم الحلول وكافة الإجابات المتعددة من خلال قنوات متعددة وذلك للمواطنين والمقيمين والمؤسسات الأخرى بالدولة والمساهمة في نشر الوعي عن مستجدات الخدمات التي تقدمها الوزارة إلى جانب تقديم الدعم الفني للخدمات الإلكترونية التي تقدمها الوزارة وتيسير وتسهيل عمليات البحث والتواصل الإلكتروني للمواطنين مع مختلف دوائر الوزارة وتقليل الأعباء عن الدوائر الخدمية بالوزارة المقدمة للخدمات.
وتابع الحارثي: يتولى مركز الاتصال باستقبال كافة الاتصالات التي ترد لمختلف خدمات وزارة التعليم العالي، بالرد على استفسارات المراجعين وتوجيه المراجعين وتقديم الدعم الفني لهم بشأن الخدمات الإلكترونية. وإبلاغ المراجع بما تمّ بشأن طلبه بالوزارة أو تسجيل طلب مقابلة لأحد المسؤولين بالوزارة ضمن الخدمات الإلكترونية، ويتوفر بالمركز كادر مؤهل، لديه القدرة على التعامل مع جميع الطلبات المقدمة لمختلف خدمات الوزارة، حيث يستقبل المركز المكالمات من الساعة 8 ص إلى 2م، خلال أيام الدوام الرسمي، عبر الرقم الموحد 24340900. ويعمل المركز على مسارين للتعامل مع مكالمة المراجع: المسار الأول: الرد المباشر على استفسار المراجع، والمسار الثاني: تسجيل طلب المراجع في الخدمات الإلكترونية في حالة كون المراجع ليس لديه ملف إلكتروني بوزارة التعليم العالي، وفي حالة وجود ملف يوجه لتسجيل طلبه مباشرة عبر الخدمات الإلكترونية. وتصل المراجع رسالة نصيّة برقم الطلب بعد التسجيل، وكذلك نسخة عبر بريده الإلكتروني بعدها تتم إحالة الطلب إلى قسم المتابعة لاتخاذ اللازم بشأنه من خلال تواصله من الدوائر المختصة بذلك الطلب.
بعد اكتمال الطلب تقوم الدائرة المعنية بالرد على قسم المتابعة، والذي بدوره سيرد على الطالب من خلال رسالة نصيّة ورسالة عبر البريد الإلكتروني. وبعد ذلك تمّ الدخول إلى البرنامج ومعرفة الخدمات والتأكد من سهولة التعامل معها خاصة في ما يتعلق بخدمات المراجعين.